Registre unique du personnel : qui doit le tenir, ce qu’il contient

C’est l’un des tout premiers documents qu’un agent de contrôle demande à voir, et l’un des plus simples à tenir. Le registre unique du personnel liste, dans l’ordre des embauches, toutes les personnes qui travaillent ou ont travaillé dans l’établissement. Il est obligatoire dès le premier salarié, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Voici ce que le Code du travail exige : qui doit le tenir, qui doit y figurer, quelles mentions y porter, combien de temps le garder, et ce que coûte un registre absent ou incomplet.

Qui doit le tenir

Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés (article L. 1221-13 du Code du travail). Il n’y a donc pas de seuil : une entreprise qui embauche son premier salarié ouvre son registre ce jour-là. Une entreprise qui a plusieurs établissements tient un registre dans chacun d’eux.

À ne pas confondre avec la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), faite avant chaque embauche auprès de l’Urssaf, ou de la MSA pour le régime agricole (article L. 1221-10) : ce sont deux obligations distinctes, et l’une ne remplace pas l’autre.

Qui doit y figurer

• Tous les salariés, inscrits dans l’ordre des embauches, au moment de l’embauche et de façon indélébile (article L. 1221-13) : CDI, CDD, temps partiel, apprentis, saisonniers.
• Les stagiaires et les volontaires en service civique, dans une partie spécifique du registre, dans l’ordre de leur arrivée (même article).
• Les salariés intérimaires et ceux mis à disposition par un groupement d’employeurs, avec l’identité et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ou du groupement (article D. 1221-23).
• Les salariés détachés en France par une entreprise étrangère : la déclaration de détachement est annexée au registre de l’entreprise qui les accueille (article L. 1221-15-1).

Les mentions obligatoires pour chaque salarié

En plus des nom et prénoms, le registre indique pour chaque salarié (article D. 1221-23) :

• la nationalité, la date de naissance et le sexe ;
• l’emploi et la qualification ;
• les dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
• quand une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, sa date, ou à défaut la date de la demande ;
• pour un travailleur étranger qui doit détenir un titre l’autorisant à travailler, le type et le numéro de ce titre ;
• la mention « contrat à durée déterminée » pour un CDD ;
• la mention « salarié à temps partiel » pour un salarié à temps partiel ;
• la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » pour un jeune en alternance ;
• pour un intérimaire, la mention « salarié temporaire » avec le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ; pour un salarié mis à disposition par un groupement d’employeurs, la mention correspondante avec la dénomination et l’adresse du groupement.

Pour les stagiaires

Chaque stagiaire est inscrit avec ses nom et prénoms, les dates de début et de fin du stage, ainsi que le nom et les prénoms de son tuteur et le lieu où il est présent (article D. 1221-23-1). Seul un organisme qui ne dispose pas de registre unique du personnel peut porter ces informations dans un autre document qui permet de suivre les conventions de stage.

Combien de temps le conserver

Les mentions du registre sont conservées cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement (article R. 1221-26). Une ligne ne s’efface donc jamais au départ d’une personne : elle reste lisible cinq ans de plus.

Qui peut le consulter

Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique, quand il existe, et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale (article L. 1221-15). L’inspection du travail peut se le faire présenter au cours de ses visites (article L. 8113-4) : il doit donc être disponible dans l’établissement.

Ce que coûte un registre absent ou incomplet

Ne pas tenir le registre, ou omettre des mentions obligatoires, est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, appliquée autant de fois qu’il y a de personnes concernées (article R. 1227-7). Cette amende atteint 750 € au plus pour un employeur individuel, et 3 750 € pour une société, dont le plafond est quintuplé (article 131-41 du Code pénal). Pour une équipe de dix salariés mal inscrits, le montant possible se compte donc en milliers, voire en dizaines de milliers d’euros.

En pratique

• Une ligne à chaque embauche, le jour même, et une date de sortie à chaque départ. Le registre se tient au fil de l’eau, pas une fois par an.
• Les saisonniers comptent comme les autres : chaque contrat d’été ajoute une ligne, au moment de l’embauche. C’est souvent là que les registres décrochent.
• Papier ou logiciel : beaucoup de logiciels de paie produisent le registre. Dans les deux cas, les inscriptions ne doivent pas pouvoir être effacées, et le registre doit pouvoir être présenté immédiatement.
• Les titres de séjour : pour un salarié étranger qui doit en détenir un, noter le type et le numéro, et suivre sa date de fin de validité.

Vérifier votre situation

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